Sobre la legalización de los libros

Dentro del aluvión de resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) de los últimos meses se incluyen varias que afectan a la legalización de los libros. En esta materia conviven los nuevos problemas que provoca el masivo y lógico recurso de la confección electrónica de los libros y la presentación electrónica de los mismos ante el Registro Mercantil, junto con las cuestiones más clásicas referidas al contenido de los distintos libros. Me quiero referir de forma breve a tres casos.

 

1. Presentación de los libros en blanco

 

La Resolución de 15 de septiembre de 2015 de la DGRN parte de la negativa a la legalización de libros que el Registrador motivó en los siguientes términos:

 

“1. En atención a lo establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, así como a lo establecido por la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la DGRN (BOE de 16 de febrero), no es posible legalizar libros en blanco, dado que deben ser confeccionados en formato electrónico y, salvo justa causa, presentados por vía telemática en el Registro Mercantil”.

 

El punto de partida de la legislación aplicable radicaba en el artículo 18.1 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. Modificación normativa que recuerda la Resolución:

 

El artículo 18.1 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre dice así: «Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio».

 

De dicho precepto resultan tres obligaciones: Los libros han de cumplimentarse en soporte electrónico; los libros han de ser legalizados tras su cumplimentación dentro de los cuatro meses siguientes al cierre social, y los libros han de ser presentados telemáticamente en el Registro Mercantil competente para su legalización.

 

La solución prevista en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, supone una clara mejora en la llevanza de la contabilidad de los empresarios que, no debe perderse de vista, cumple una función de interés general (vid. Resolución de 16 de febrero de 2000). La universalización en la utilización de aplicaciones informáticas y la extensión obligatoria del sistema de transmisión de los libros al Registro Mercantil mediante procedimientos telemáticos, unidos a la exigencia de empleo de sistemas de firma electrónica reconocida, aportan un evidente reforzamiento de los procedimientos de legalización de libros y por ende, de la seguridad jurídica.

 

La entrada en vigor de la reforma el día 29 de septiembre de 2013 (disposición final decimotercera de la Ley 14/2013), y la ausencia de una previsión transitoria específica llevó a esta Dirección General (Resolución citada), a afirmar que la nueva normativa era de aplicación obligatoria exclusivamente a ejercicios sociales iniciados con posterioridad a la fecha indicada.

 

 

En relación con el tema es obligada la referencia a la Instrucción de 1 de julio de 2015, que comenté aquí.

 

La Resolución que comento recuerda y transcribe íntegramente la Resolución de consulta de 23 de julio de 2015 por medio de la que la DGRN fijó su posición en eta materia, lo que lleva a su íntegra transcripción aplicando la doctrina allí establecida, la DGRN desestima el recurso y descarta la actual viabilidad de la legalización de libros tal y como se planteaba por la sociedad recurrente:

 

De las consideraciones anteriores resulta con claridad que el recurso no puede prosperar pues la pretensión de legalizar un libro de actas en soporte papel y en blanco no tiene amparo en nuestro ordenamiento jurídico. Los motivos de recurso expuestos en el escrito de recurso no enervan esta conclusión.

 

En primer lugar porque como queda expuesto, la imposibilidad de legalizar libros en blanco desde la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, deriva de su propio tenor. Como ha quedado expuesto, el nuevo régimen de legalización de libros de empresarios viene impuesto por la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, que está vigente desde el día 29 de septiembre del mismo año por lo que, de acuerdo a la doctrina de esta Dirección General, es plenamente aplicable a ejercicios comenzados con posterioridad.

 

En segundo lugar, porque consecuentemente los efectos derivados de la entrada en vigor del precepto no dependen de la Instrucción de 12 de febrero de 2015. Es cierto que el auto del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de 27 de abril de 2015 acordó la suspensión de la citada Instrucción pero no lo es menos que, al haber sido objeto de recurso, la suspensión no alcanzó el estado de firmeza (a día de hoy, además, la demanda ha sido retirada por la parte actuante).

 

Es evidente que una Instrucción no tiene alcance derogatorio de normas de rango superior sin que de ello resulte argumento en contrario a las consideraciones expuestas dado que el nuevo régimen tiene rango de Ley. Por lo que respecta al régimen legal hasta ahora existente la nueva norma ha procedido a su modificación por lo que el artículo 27 del Código de Comercio a que hace alusión el escrito de recurso está derogado en lo que resulte incompatible por aplicación de las reglas generales del ordenamiento (artículo 2 del Código Civil).

 

2. Legalización y fecha de cierre

 

La Resolución de fecha de 7 de septiembre de 2015 de la DGRN arranca de la relación entre la fecha de cierre del libro y la de presentación ante el Registro:

 

1. La única cuestión que plantea este expediente consiste en determinar si procede o no la legalización de unos libros de empresario correspondientes al ejercicio cerrado el día 31 de diciembre de 2014 y que han sido para ello presentados en el Registro Mercantil el día 29 de abril de 2015. De la certificación de cierre del libro de actas en papel que los acompaña resulta una diligencia de cierre de fecha 30 de abril de 2015. A juicio de la registradora Mercantil, esta última circunstancia impide la legalización. Los recurrentes entienden por su parte que la calificación desborda los límites legales.

 

La DGRN confirma el criterio de la Registradora:

 

4. En el supuesto de hecho que da lugar a la presente la sociedad presenta para su legalización un libro de actas en formato electrónico acompañado de la diligencia de cierre del anterior libro a que se refiere la instrucción sexta de la de 12 de febrero de 2015. La fecha de la diligencia de cierre es posterior a la fecha de presentación en el Registro Mercantil.

 

 

Es evidente que el recurso no puede prosperar. El evidente error de fecha que resulta de los hechos, y que los recurrentes no discuten, no puede acceder a los libros del Registro pues éste no puede contener datos contradictorios que induzcan a error a los que consulten su contenido (vid. instrucción primera de la de 1 de julio de 2015).

 

La registradora Mercantil ha actuado dentro del ámbito de su competencia como resulta del número 3 del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. La fecha de la diligencia de cierre del libro llevado conforme al anterior sistema de legalización no tiene por qué coincidir con la de cierre del ejercicio pero es evidente que no puede ser posterior a la presentación en el Registro Mercantil (vid. instrucción sexta de la de 12 de febrero de 2015). La calificación de esta circunstancia está englobada dentro de la formal a que se refiere el artículo 18.3 citado sin afectar al fondo pues se limita a la coherencia intrínseca de los datos que va a publicar el Registro sin entrar en su contenido.

 

Como resulta de las instrucciones decimonovena y vigésima de la de 12 de febrero de 2015 el Registrador debe calificar no sólo la solicitud presentada sino también el resto de los documentos presentados (entre los que se encuentra la diligencia de cierre a que se refiere este expediente), calificación que se extiende a la verificación de que se han llevado a cabo de acuerdo a lo establecido en la Ley y en la propia Instrucción lo que implica, evidentemente, la coherencia de sus fechas.

 

3. Libro de actas y legalización a posteriori

 

La Resolución de 8 de septiembre de 2015  de la DGRN se proyecta sobre la validez de la legalización de un libro de actas que se presenta en abril de 2015 y que “refiriéndose al ejercicio cerrado al 31 de diciembre de 2014, contiene actas del ejercicio 2015”. El Registrador rechazó la legalización y la DGRN confirma su criterio:

 

El recurso no puede prosperar porque como resulta de la regulación legal la legalización de libros de actas debe ser llevada a cabo con posterioridad al cierre del ejercicio y respecto de dicho ejercicio. No cabe en consecuencia que en el libro presentado consten actas relativas al ejercicio actual. La claridad de la previsión legal no deja lugar a dudas y así lo ha entendido esta Dirección General en su Instrucción de 12 de febrero de 2015 que afirma en su instrucción tercera: «La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social», y en su instrucción séptima: «Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social». Y con mayor contundencia la instrucción octava: «En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.